El manejo de la contabilidad electrónica dentro de Aspel COI es muy sencillo y seguro ya que el sistema garantiza el cumplimiento de las disposiciones fiscales más actuales. El proceso de implementación consta de 6 sencillos pasos los cuales te describimos a continuación:
- Contar con el sistema instalado y activado adecuadamente, tenerlo actualizado al último reinstalable publicado en el centro de descarga Aspel. Dentro de la instalación y activación se considera la configuración de parámetros del sistema que corresponde a la configuración de los datos de la empresa, así como de los parámetros de las cuentas contables, entre otros solicitados dentro de la ventana Parámetros del Sistemas en sus diferentes secciones.
- Configurar dentro del Catálogo de Datos Fiscales de Terceros los datos de proveedores y terceros con los que se realicen operación, los datos requeridos para cumplir con la contabilidad electrónica son: RFC del proveedor, Nombre del proveedor o beneficiario, Cuenta bancaria a la que se paga, Banco de la cuenta de la que sale el pago y Forma de pago. Estos datos agilizan la captura de las pólizas sin embargo no son los únicos que se pueden utilizar en las operaciones.
- Se deben de configurar el catalogo de monedas con las que se realizan operaciones, en esta configuración es necesario asignar la clave SAT en el campo “Clave fiscal” correspondiente a cada moneda, de acuerdo con el catalogo publicado por el SAT.
- Configurar Cuentas Contables, en cada cuenta es necesario que se defina el código agrupador SAT y para facilitar la captura de información de las pólizas se pide configurar los siguientes campos: RFC en el caso de que sea una cuenta relacionada a un tercero (sacado del catalogo de Datos Fiscales de Terceros); Forma de Pago se debe activar a las cuentas que involucren pagos y se debe definir el tipo de asiento; Captura de Comprobantes se habilita cuando la cuenta involucre un CFDI en su operación y deba asociarse a la partida. Este proceso de configuración de cuentas se puede hacer de forma manual o masiva.
- Capturar las pólizas, en cada asiento contable se al ir seleccionando la cuenta de los movimiento correspondientes, al colocar el monto se mostrará la configuración predefinida en cada una de ellas para así ir definiendo el detalle de cada transacción de acuerdo a los requerimientos fiscales.
Dentro de la consulta de pólizas existen identificadores que permiten ver las características de cada asiento, estos identificadores son marcadores de colores que significan lo siguiente: en la columna OT (amarillo) señala que el asiento afecta a la declaración de Operaciones con terceros, IN (azul) señala que el asiento es un ingreso, FP (verde) señala que el asiento tiene datos de forma de pago y CF (rojo) que la partida tiene datos de un comprobante fiscal asociado.
También cuenta con un identificador en la columna DD color púrpura que se llega a utilizar cuando los folios fiscales no se logren identificar, se asocia el comprobante directo dentro de la pólizas contables .
- Generar los archivos XML para entregar a la autoridad, desde su función Generación de XML se pueden generar los diferentes archivos que se deben enviar a la autoridad: Catálogo de Cuentas, Balanza de Comprobación, Pólizas, Auxiliares de Cuentas y Auxiliares de Folios.
